Vertretungsverträge und Ressourcen –
sicher geplant, rechtzeitig gewarnt.

SD VertragsPilot führt zusammen, was sonst in Tabellen, Ordnern und Köpfen verstreut ist: die Ressourcen aus Erkrankung, Mutterschutz oder Elternzeit und die befristeten Verträge der Vertretungskräfte, die daraus finanziert werden. Eine Ampel zeigt, wo Stunden fehlen, wo etwas ausläuft und wo eine Beschäftigungskette geprüft werden sollte.

  • Welche Ressource finanziert welchen Vertrag – und mit wie vielen Stunden?
  • Frühwarnung bei Unterdeckung, Ablauf und Regelverstößen
  • Match-Finder für freie Stunden, Entfristungsmonitor für lange Ketten
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SD VertragsPilot

So funktioniert VertragsPilot

Erst die Ressource, dann der Vertrag – den Rest rechnet VertragsPilot.

Fällt eine Lehrkraft aus, entsteht eine Ressource: Stunden für einen bestimmten Zeitraum. Aus diesen Stunden werden Vertretungsverträge finanziert, oft aus mehreren Töpfen. VertragsPilot hält beides zusammen und prüft bei jeder Änderung, ob Stunden, Zeiträume und Regeln noch passen.

  1. 1

    Ausfall erfassen

    Erkrankung · 25,5 WS

    01.09.2026 – 31.01.2027 · genehmigt

    Grund, Wochenstunden, Zeitraum und Status jeder Ressource. Erkrankung, Mutterschutz, Beschäftigungsverbot, Elternzeit und sachgrundlose Befristung sind vorgesehen.

  2. 2

    Verträge zuordnen

    18 WS Vertrag A 4 WS Vertrag B 3,5 WS frei

    Jeder Vertrag erhält seine Anteile aus einer oder mehreren Ressourcen, jeweils mit Stunden und Laufzeit. Freie Reststunden bleiben sichtbar.

  3. 3

    Die Ampel prüft mit

    • Reicht es?Soll und finanzierte Stunden im Vergleich
    • Läuft etwas aus?Vorwarnung, bevor Vertrag oder Ressource endet
    • Wird es lang?Beschäftigungsketten im Entfristungsmonitor

    Grün ist gesichert, Gelb ist ein Hinweis, Rot ist ein Konflikt – auf dem Dashboard und in jeder Liste.

Rundgang in Bildern

So sieht VertragsPilot im Einsatz aus

Die Bilder zeigen die echte Oberfläche mit erfundenen Daten einer Beispielschule. Namen sind zusätzlich unkenntlich gemacht. Ein Klick auf ein Bild vergrößert es.

Teil A

Erfassen

Personal, Ausfälle und Ressourcen – an einem Ort statt in mehreren Tabellen.

01 · Dashboard

Der Stand auf einen Blick

Das Dashboard zeigt, wie viele Wochenstunden aus Ressourcen zur Verfügung stehen, wie viele davon verplant sind und was tatsächlich noch vergeben werden kann. Darunter stehen Warnungen und Hinweise, auslaufende Verträge und Ressourcen sowie der Stand des Entfristungsmonitors.

  1. 1Ressourcenstunden, verplante Stunden, freie Kapazität, Konflikte
  2. 2Freie Stunden, die wirklich abrufbar sind
  3. 3Warnungen, zum Beispiel bei auslaufenden Ressourcen
  4. 4Hinweise, zum Beispiel auf ungenutzte Reststunden

„Abrufbar“ heißt: Die Ressource ist genehmigt, es ist noch ein Vertragsplatz frei und die Reststunden reichen für einen Vertrag.

Dashboard
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02 · Stammdaten

Wer vertreten wird – und wer vertritt

Das Personal ist in zwei Reitern getrennt: die zu vertretenden Beschäftigten und die Vertretungskräfte. Bei Vertretungskräften halten Sie Art der Beschäftigung, Wochenstunden und den Nachweis eines Hochschulstudiums fest. Davon hängt ab, welche Regel der Entfristungsmonitor anwendet.

  1. 1Getrennte Reiter für beide Gruppen
  2. 2Hochschulstudium nachgewiesen oder nicht
  3. 3Wochenstunden je Person
  4. 4Ausgeschiedene Personen im Archiv

Lehrkräfte, Schulsozialarbeit, MPT-Kräfte und sonstige Beschäftigte werden unterschieden, jeweils mit eigener Stundengrenze. Teilzeit in Elternzeit ist gesondert gekennzeichnet.

Stammdaten · Vertretungskräfte
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03 · Ressourcen

Jeder Ausfall als Ressource mit Stunden und Laufzeit

Eine Ressource beschreibt, für wen, aus welchem Grund und für welchen Zeitraum Stunden zur Verfügung stehen. Folgen zwei Zeiträume aufeinander, etwa Mutterschutz und anschließende Elternzeit, bleiben sie getrennte Einträge. So lässt sich jede Phase eigens finanzieren und nachweisen.

  1. 1Warnungen: läuft bald aus, noch nicht genehmigt
  2. 2Hinweise auf Reststunden unter dem Mindestanteil
  3. 3Grund der Ressource
  4. 4Status: geplant, beantragt oder genehmigt

Nur genehmigte Ressourcen zählen als abrufbar. Beantragte Stunden sehen Sie trotzdem – als „rechnerisch frei“.

Ressourcen
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Ergebnis: Ressourcenliste als PDF
Teil B

Planen

Verträge finanzieren, Lücken finden, freie Stunden vergeben.

04 · Verträge

Ein Vertrag, finanziert aus einer oder mehreren Ressourcen

Beim Anlegen eines Vertrags wählen Sie die Vertretungskraft und ordnen ihr Anteile aus einer oder mehreren Ressourcen zu, jeweils mit Stunden und Zeitraum. Stundenumfang und Laufzeit des Vertrags ergeben sich daraus. Beim Speichern prüft VertragsPilot Höchststunden und parallele Verträge.

  1. 1Vertretungskraft auswählen
  2. 2Finanzierende Ressourcen, Höchstzahl nach Ihrer Vorgabe
  3. 3Anteil in Stunden und Zeitraum je Ressource
  4. 4Status: geplant, aktiv oder beendet

Die Bezeichnung des Vertrags entsteht automatisch aus den vertretenen Personen und Stunden.

Verträge · Vertrag bearbeiten
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Ergebnis: Vertragsliste als PDF
05 · Matrix

Wer wird aus welchem Topf bezahlt?

Die Matrix stellt Vertretungskräfte und vertretene Personen gegenüber. In jeder Zelle stehen Stunden und Zeitraum des Anteils, farbig nach Stand: laufend, läuft bald aus oder bereits ausgelaufen. So sehen Sie auch, wenn eine Kraft nacheinander aus mehreren Ressourcen beschäftigt wird.

  1. 1Wechsel zwischen Liste und Raster
  2. 2Vertretungskräfte in den Zeilen, Vertretene in den Spalten
  3. 3Gelb: Anteil läuft bald aus
  4. 4Zuordnungsmatrix als PDF
Matrix · Rasteransicht
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Ergebnis: Zuordnungsmatrix als PDF
06 · Kapazitätsplaner

„Wir brauchen 12 Stunden bis zum Halbjahr – woher?“

Im Match-Finder geben Sie ein, wie viele Wochenstunden Sie für welchen Zeitraum brauchen. VertragsPilot sucht die beste Kombination freier Ressourcen und hält dabei die Regeln ein, die Sie hinterlegt haben – etwa wie viele Vertretungskräfte eine Ressource finanzieren darf und wie viele parallele Verträge eine Kraft haben darf. Darunter sehen Sie alle freien Stunden und die, die nur rechnerisch frei sind.

  1. 1Bedarf in Wochenstunden und Zeitraum
  2. 2Vorschlag mit passender Ressource
  3. 3Alle frei abrufbaren Kapazitäten
  4. 4Rechnerisch frei, aber nicht abrufbar – mit Grund
Kapazitätsplaner
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Teil C

Absichern

Warnungen, Fristen und Beschäftigungsketten, bevor es eng wird.

07 · Warnungen

Probleme fallen auf, bevor sie teuer werden

Über jeder Liste stehen die Warnungen und Hinweise, die sie betreffen. VertragsPilot meldet zum Beispiel, wenn ein Vertrag in Kürze ausläuft, wenn die finanzierende Ressource früher endet als der Vertrag, wenn ein Anteil unter dem Mindestumfang liegt oder wenn ein Vertrag nicht voll finanziert ist.

  1. 1Warnungen und Hinweise mit Klartext
  2. 2Ampel je Vertrag
  3. 3Finanzierende Ressourcen mit Stunden
  4. 4Soll und tatsächlich finanzierte Stunden

Geprüft werden außerdem Überbuchung einer Ressource, zu viele parallele Verträge, Höchststunden je Beschäftigungsart und die unzulässige Kombination einer sachgrundlosen Befristung mit anderen Gründen.

Verträge
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08 · Entfristungsmonitor

Lange Beschäftigungsketten rechtzeitig erkennen

Der Entfristungsmonitor bewertet jede Vertretungskraft nach den hinterlegten Schwellen. Mit Hochschulstudium zählt die nahtlose Beschäftigung mit einer Mindeststundenzahl je Vertrag. Ohne Hochschulstudium zählen Gesamtdauer und Zahl der befristeten Verträge. Frühere Verträge aus der Zeit vor VertragsPilot lassen sich nachtragen und fließen mit ein.

  1. 1Klarer Hinweis: keine arbeitsrechtliche Entscheidung
  2. 2Ampel: unkritisch, prüfenswert, dringend prüfen
  3. 3Hochschulstudium entscheidet über die Regel
  4. 4Verträge in der Kette und durchgehende Monate

Der Monitor bewertet nur Vertretungskräfte im Lehrkräftebereich. Das Ergebnis gibt es als PDF für das Gespräch mit Schulträger oder Bezirksregierung.

Entfristungsmonitor
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Ergebnis: Entfristungsmonitor als PDF
09 · Einrichtung

Ihre Regeln, nicht unsere

Die Vorgaben unterscheiden sich von Behörde zu Behörde. Deshalb legen Sie alle Grenzwerte, nach denen VertragsPilot warnt und rechnet, in der Verwaltung selbst fest – etwa nach den Vorgaben Ihrer Bezirksregierung. Ändert sich eine Vorgabe, passen Sie den Wert an, und alle Ampeln richten sich sofort danach.

  1. 1Mindestvertragsanteil, Ressourcen je Vertrag, Kräfte je Ressource
  2. 2Höchste Wochenstunden je Beschäftigungsart
  3. 3Vorwarnzeiten für Ressourcen und Verträge
  4. 4Schwellen für den Entfristungsmonitor
Verwaltung · Einrichtung
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Sicher und nachvollziehbar

Personaldaten sind vertraulich – VertragsPilot behandelt sie so.

  • Drei RollenDie Schulleitung sieht und bearbeitet alles. Das Sekretariat pflegt Stammdaten, Ressourcen und Verträge. Die Planung sieht alles, ändert aber nichts.
  • Zweiter FaktorJede Anmeldung verlangt zusätzlich einen Code aus einer Authenticator-App. Für Notfälle gibt es zehn Einmal-Codes.
  • Eigenes PasswortNeue Zugänge erhalten ein Zugangsblatt mit Startpasswort. Danach legt jede Person ein eigenes Passwort mit mindestens 12 Zeichen fest.
  • ProtokollAnmeldungen und Änderungen stehen mit Zeit und Benutzer im Protokoll, die neuesten zuerst.
  • Daten bleiben an der SchuleVertragsPilot läuft lokal. Schrift und Symbole sind eingebaut, es gibt keine Aufrufe externer Dienste.
  • DatensicherungAlle Daten lassen sich als Datei sichern und wieder einspielen, zum Beispiel vor einem Rechnerwechsel.

Weitere Ansichten

Betrieb in Ihrer Schule

Einzelplatz oder Mehrplatz – die Daten bleiben im Haus

VertragsPilot ist ein Windows-Programm. Es braucht weder Cloud noch externen Server und keine zusätzliche Software.

  • EinzelplatzProgrammordner auf einen Schulrechner kopieren und starten – ohne Installation.
  • MehrplatzSie oder gegebenenfalls Ihre Schul-IT richten VertragsPilot einmal auf dem Verwaltungsserver ein. An den Arbeitsplätzen öffnet sich dieselbe Oberfläche, mehrere Personen arbeiten gleichzeitig. Die Datenbank liegt nur auf dem Server.
  • Gebaut für den ArbeitsplatzVertragsPilot ist für Windows-Arbeitsplätze gemacht. Eine Nutzung auf Smartphone oder Tablet ist nicht vorgesehen – so bleiben die Daten im geschützten Verwaltungsnetz Ihrer Schule.

Für wen

Wer an der Schule profitiert

Schulleitung

Sieht auf einen Blick, wo Stunden fehlen, was ausläuft und welche Beschäftigungskette geprüft werden sollte – ohne eigene Nebenrechnung.

Sekretariat

Pflegt Personal, Ressourcen und Verträge an einer Stelle und erhält beim Speichern sofort einen Hinweis, wenn eine Grenze verletzt wird.

Stundenplanung

Liest mit, ohne etwas zu verändern, und weiß, welche Vertretungskraft mit wie vielen Stunden bis wann eingeplant werden kann.

Bezirksregierung und Schulträger

Erhalten auf Wunsch saubere PDF-Übersichten zu Ressourcen, Verträgen und Finanzierung – einheitlich und nachvollziehbar.

Lieferumfang und Technik

Was Sie bekommen

Programm
Windows-Programm für einen Schulrechner (ohne Installation) oder im Mehrplatzbetrieb auf dem Verwaltungsserver der Schule – ohne Cloud
Lieferung
USB-Stick per Post, Lizenzdatei per E-Mail
Lizenz
Einmalkauf je Schule, kein Abo; Lizenz wird offline geprüft
Support
12 Monate ab Kauf inklusive
Personal
Lehrkräfte, Schulsozialarbeit, MPT-Kräfte und sonstige Beschäftigte, jeweils mit eigener Stundengrenze
Ressourcen
Erkrankung, Mutterschutz, Beschäftigungsverbot, Elternzeit, sachgrundlose Befristung nach § 14 Abs. 2 TzBfG
Prüfungen
Unterdeckung, Überbuchung, Mindestanteil, Höchststunden, parallele Verträge, Ablauf, Entfristungsschwellen – alle Werte einstellbar
Exporte
Personal, Ressourcen, Verträge, Matrix, freie Kapazitäten und Entfristungsmonitor als PDF
Sicherheit
Drei Rollen, Zwei-Faktor-Anmeldung, Protokoll, Datensicherung
Verfügbar
Vorbestellbar, Versand ab 11.01.2027

Häufige Fragen

Kurz beantwortet

Entscheidet VertragsPilot, ob jemand entfristet werden muss?

Nein. Der Entfristungsmonitor weist nur auf Konstellationen hin, die geprüft werden sollten, und zeigt, warum. Die arbeitsrechtliche Bewertung bleibt bei Ihnen und den zuständigen Stellen. Die Schwellen, nach denen bewertet wird, legen Sie selbst fest.

Unsere Behörde hat andere Vorgaben. Lässt sich das einstellen?

Ja. Wie viele Ressourcen einen Vertrag finanzieren, wie viele Vertretungskräfte aus einer Ressource bezahlt werden und wie viele parallele Verträge eine Kraft haben darf, legen Sie in der Verwaltung fest. Dasselbe gilt für Höchststunden, Mindestanteile, Vorwarnzeiten und die Schwellen des Entfristungsmonitors. Für die Zahl der Ressourcen, Kräfte und parallelen Verträge ist jeweils zwei voreingestellt.

Können mehrere Personen gleichzeitig arbeiten?

Ja, im Mehrplatzbetrieb. Sie oder gegebenenfalls Ihre Schul-IT richten VertragsPilot einmal auf dem Verwaltungsserver ein, die Arbeitsplätze verbinden sich verschlüsselt über das Schulnetz. Die Datenbank liegt nur auf dem Server. Das Programm einfach von einem Netzlaufwerk an mehreren Rechnern zu starten, ist dagegen nicht vorgesehen.

Können wir VertragsPilot auf dem Handy nutzen?

Nein. VertragsPilot ist ein Windows-Programm für die Arbeitsplätze in Ihrer Schule. So bleiben die Daten im geschützten Netz, für das Ihre Schule verantwortlich ist.

Wie kommen frühere Verträge hinein?

Bei jeder Vertretungskraft können Sie frühere Beschäftigungszeiten mit Beginn, Ende und Wochenstunden nachtragen. Sie zählen im Entfristungsmonitor wie reguläre Verträge. Sie müssen also nicht die ganze Vertragsgeschichte neu anlegen.

Was ist der Unterschied zwischen „frei“ und „abrufbar“?

Rechnerisch frei sind alle Stunden, die noch keinem Vertrag zugeordnet sind. Abrufbar sind davon nur die, deren Ressource genehmigt ist, bei der noch ein Vertragsplatz frei ist und deren Reststunden den Mindestanteil erreichen. Beide Werte zeigt der Kapazitätsplaner getrennt an.

Wer darf was im Programm?

Die Schulleitung richtet ein, verwaltet Zugänge und sichert die Daten. Das Sekretariat bearbeitet Stammdaten, Ressourcen und Verträge. Die Planung kann alles einsehen, aber nichts ändern. Jede Anmeldung ist durch einen zweiten Faktor geschützt.

Fallen nach dem Kauf weitere Kosten an?

Nein. Sie zahlen einmalig 385 € je App. Zwölf Monate Support sind enthalten. Ab drei Apps der SD Suite gilt automatisch ein Suite-Rabatt.

Kein Vertrag läuft mehr unbemerkt aus.

385 € einmalig · mit Vorab-Code VORAB5 nur 365,75 € bis 15.01.2027 · Bezahlung auf Rechnung

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