Jeder Schlüssel nachvollziehbar –
von der Ausgabe bis zur Rückgabe.

SD KeyLog ersetzt das Schlüsselbuch aus Papier oder Excel. Sie bilden Ihre Schließanlage einmal ab – Zylinder, Türen und Schlüssel – und geben Schlüssel danach mit wenigen Klicks aus. Das Ausleihformular mit Haftungshinweis entsteht sofort als PDF. Bei einem Verlust sehen Sie auf einen Blick, welche Türen betroffen sind.

  • Wer hat welchen Schlüssel – und wer kommt in welchen Raum?
  • Ausgabe, Rückgabe, Verlust und Defekt mit fertigen Formularen
  • 15 Berichte als PDF oder Tabelle, Warnung bei knappem Bestand
385 € einmalig je Schule · kein Abo
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SD KeyLog

So funktioniert KeyLog

Einmal die Schließanlage abbilden – danach weiß KeyLog, wer wohin kommt.

Jede Tür hat einen Zylinder, jeder Schlüssel schließt bestimmte Zylinder. Diese Zuordnung tragen Sie einmal ein. Danach genügt bei jeder Ausgabe die Auswahl von Person und Schlüssel – welche Türen sich damit öffnen lassen, rechnet KeyLog selbst aus.

  1. 1

    Schließanlage abbilden

    GS-NW · Gruppenschlüssel

    schließt Z-B110, Z-B112, Z-B114, Z-B116

    Zylinder, Öffnungsstellen und Schlüssel mit Bestand und Lagerort. Mechanische Zylinder und elektronische (eCLIQ) gleichermaßen.

  2. 2

    Ausgeben und zurücknehmen

    GS-A E-MS E-HE GS-NW

    Ein Datensatz je Person mit allen Schlüsseln. Das Ausleihformular mit Haftungshinweis wird gedruckt und unterschrieben.

  3. 3

    Jederzeit auskunftsfähig

    • Wer hat …?alle Inhaber eines Schlüssels
    • Wer kommt rein?alle Zutrittsberechtigten einer Tür
    • Was fehlt?Verluste, Defekte, knapper Bestand

    Antworten in Sekunden – für die Schulleitung, den Schulträger oder die Versicherung.

Rundgang in Bildern

So sieht KeyLog im Einsatz aus

Die Bilder zeigen die echte Oberfläche mit der erfundenen Schließanlage einer Beispielschule. Namen und Kürzel sind zusätzlich unkenntlich gemacht. Ein Klick auf ein Bild vergrößert es.

Teil A

Schließanlage abbilden

Zylinder, Türen, Schlüssel und Personen – einmal sauber erfasst.

01 · Dashboard

Der Stand auf einen Blick

Das Dashboard zeigt, wie viele Schlüssel gerade ausgeliehen sind, wie viele Personen Schlüssel haben und wie viele Verluste und Defekte es in diesem Jahr gab. Mit der Schnellsuche finden Sie sofort alle Inhaber eines Schlüssels oder alle Schlüssel einer Person.

  1. 1Kennzahlen zu Ausleihe, Verlust und Defekt
  2. 2Schnellsuche nach Schlüssel-Nr. oder Kürzel
  3. 3Hinweis auf geänderte Zylinder, die noch bestätigt werden müssen
  4. 4Kritischer Bestand: Schlüssel, die knapp werden

Ab welcher Zahl ein Bestand als knapp gilt, legen Sie in der Verwaltung selbst fest.

Dashboard
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02 · Schlüssel

Bestand, Lagerort und Reichweite jedes Schlüssels

Zu jedem Schlüssel sehen Sie den Gesamtbestand, wie viele Exemplare entliehen, verloren oder defekt sind und wie viele noch zur Ausgabe bereitliegen. Darunter stehen die Zylinder, die der Schlüssel schließt, und daraus abgeleitet alle Räume, die man damit betritt.

  1. 1Gesamtbestand und Entliehen
  2. 2Vorrätig, also ausleihbar
  3. 3Zugeordnete Zylinder
  4. 4Erreichbare Öffnungsstellen, automatisch ermittelt

Schlüssel lassen sich als Einzel-, Gruppen- oder Generalschlüssel und als Transponder führen. Die Kategorien können Sie erweitern.

Schlüssel · GS-A
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03 · Zylinder

Wird ein Zylinder getauscht, wissen Sie, wen es betrifft

Ändert sich die Schließung eines Zylinders, etwa nach einem Verlust, trägt KeyLog die neue Kombination ein und vermerkt die Änderung. Bis sie bestätigt ist, erscheint ein Hinweis auf dem Dashboard. Die Detailseite zeigt, welche Türen und Schlüssel betroffen sind und welche Personen über welchen Schlüssel Zugang haben.

  1. 1Hinweis auf eine noch unbestätigte Änderung
  2. 2Betroffene Öffnungsstellen und Schlüssel
  3. 3Alle Personen mit aktivem Zugang
  4. 4Änderungshistorie des Zylinders
Zylinder · Z-B210
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04 · Personen

Alle, die einen Schlüssel bekommen können

Lehrkräfte, Schulleitung, Sekretariat, Hausmeister, Reinigung, Ganztag und externe Nutzer wie Sportvereine stehen in einer Liste. Mit dem Austrittsdatum weiß KeyLog, wann Schlüssel zurückkommen müssen. Die Detailseite zeigt alle aktuellen und früheren Ausgaben einer Person und die Räume, zu denen sie Zugang hat.

  1. 1Eintritt und Austritt, etwa am Ende des Referendariats
  2. 2Details mit allen Schlüsseln und Zugängen
  3. 3Export der Liste als CSV-Datei
Stammdaten · Personen
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Teil B

Ausgeben, zurücknehmen, melden

Geführte Abläufe mit fertigen Formularen zum Unterschreiben.

05 · Ausgabe und Rückgabe

Ein Datensatz je Person – mit allen Schlüsseln

Unter „Ausgabe / Rückgabe“ hat jede Person genau einen Eintrag mit allen Schlüsseln, die sie gerade hat. Weitere Schlüssel geben Sie im selben Fenster aus, mehrere auf einmal. Bei der Rückgabe haken Sie die Schlüssel an und bestätigen. Das Formular „Ausleihe Schlüssel“ führt alle Schlüssel und Räume auf, enthält den Haftungshinweis und wird unterschrieben.

  1. 1Aktive Schlüssel der Person mit Ausgabedatum
  2. 2Rückgabe mehrerer Schlüssel in einem Schritt
  3. 3Weitere Schlüssel ausgeben
  4. 4Ausleihformular als PDF

Den Haftungshinweis formulieren Sie in der Verwaltung selbst. Das Formular wird zweifach gedruckt: für die Person und für die Schule.

Ausgabe · Schlüssel verwalten
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Ergebnis: Ausleihformular, A4
06 · Verlust und Defekt

Verlust gemeldet, betroffene Türen bekannt

Meldet jemand einen Verlust, wählen Sie die Person und kreuzen die verlorenen Schlüssel an. Wurde gleich ein Ersatz ausgegeben, setzen Sie ein Häkchen. Das Verlust-Protokoll nennt alle betroffenen Öffnungsstellen und wird von der Lehrkraft unterschrieben. Defekte Schlüssel melden Sie ebenso, sie werden vom vorrätigen Bestand abgezogen.

  1. 1Person wählen, verlorene Schlüssel ankreuzen
  2. 2Mehrere Schlüssel in einer Meldung
  3. 3Ersatzschlüssel direkt mit erfassen
Verlust melden
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Ergebnis: Verlust-Protokoll, A4
07 · Materialanforderung

Nachbestellen beim Schulträger

Werden Schlüssel knapp oder ist ein Zylinder schwergängig, legen Sie eine Anforderung an. KeyLog erzeugt daraus ein Anschreiben an die zuständige Stelle des Schulträgers, mit Menge und Grund. Der Status zeigt, was offen, bestellt oder erledigt ist.

  1. 1Neue Schlüssel- oder Zylinderanforderung
  2. 2Filter nach Status: offen, bestellt oder erledigt
  3. 3Wer die Anforderung gestellt hat

Anforderungen enthalten keine Personendaten außer dem Kürzel der anfordernden Person.

Materialanforderung
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Ergebnis: Anforderung, A4
Teil C

Auswerten

Berichte, die Fragen in Sekunden beantworten.

08 · Zutritt nach Raum

„Wer kommt eigentlich in die Chemie?“

Geben Sie eine Tür oder einen Raum ein, und KeyLog listet alle Personen, die über irgendeinen Schlüssel Zugang haben – auch über Gruppen- und Generalschlüssel. Das ist die Antwort, die nach einem Vorfall oder bei einer Begehung gebraucht wird.

  1. 1Suche nach Raumnummer oder Name
  2. 2Die gefundene Öffnungsstelle
  3. 3Über welchen Schlüssel der Zugang besteht
  4. 4Liste als PDF oder CSV
Bericht · Zutritt
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Ergebnis: Zutrittsliste, A4
09 · Berichte

15 Berichte, sortier- und filterbar

Vom Schlüsselbestand über Verlust- und Schadenmeldungen bis zur Statistik nach Personengruppe: Jeder Bericht lässt sich durchsuchen, sortieren und als PDF oder CSV ausgeben. Das komplette Schlüsselbuch druckt KeyLog auf Wunsch als Gesamtübersicht.

  1. 1Schlüsselbestand mit Entliehen, Verloren, Defekt
  2. 2Zutrittsberechtigte nach Öffnungsstelle
  3. 3Ausstehende Rückgaben, etwa zum Schuljahresende
  4. 4Schlüssel nach Gebäude
Berichte
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10 · Ausstehende Rückgaben

Kein Schlüssel geht beim Abschied verloren

Wer die Schule verlässt, muss Schlüssel zurückgeben. Der Bericht „Ausstehende Rückgaben“ zeigt alle Schlüssel mit geplantem Rückgabedatum und die verbleibenden Tage. So sprechen Sie Referendarinnen und Referendare, Abordnungen oder externe Nutzer rechtzeitig an.

  1. 1Geplante Rückgabe, nach Datum sortiert
  2. 2Verbleibende Tage auf einen Blick
  3. 3Liste als PDF zum Abhaken
Bericht · Ausstehende Rückgaben
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Schlüsselbuch, Gesamtübersicht

Sicher und nachvollziehbar

Das Schlüsselbuch ist ein Sicherheitsdokument – KeyLog behandelt es so.

  • Zwei RollenAdministratoren richten ein und verwalten Zugänge. Mitarbeitende wie der Hausmeister geben aus und nehmen zurück.
  • Zweiter FaktorDie Anmeldung verlangt zusätzlich einen Code aus einer Authenticator-App. Für Notfälle gibt es Einmal-Codes.
  • ÄnderungsprotokollWer wann was ausgegeben, zurückgenommen oder geändert hat, steht im Protokoll.
  • UnterschriftAusleihe und Verlust werden auf Papier unterschrieben, KeyLog vermerkt, ob die Unterschrift vorliegt.
  • Daten bleiben an der SchuleKeyLog läuft lokal. Es gibt keine Cloud und keine Aufrufe externer Dienste.
  • DatensicherungDer gesamte Bestand lässt sich als Datei sichern und wiederherstellen, getrennt von Programm-Updates.

Weitere Ansichten

Betrieb in Ihrer Schule

Einzelplatz oder Mehrplatz – die Daten bleiben im Haus

KeyLog ist ein Windows-Programm. Es braucht weder Cloud noch externen Server und keine zusätzliche Software.

  • EinzelplatzProgrammordner auf einen Schulrechner kopieren und starten – ohne Installation.
  • MehrplatzSie oder gegebenenfalls Ihre Schul-IT richten KeyLog einmal auf dem Verwaltungsserver ein. An den Arbeitsplätzen öffnet sich dieselbe Oberfläche, mehrere Personen arbeiten gleichzeitig. Die Datenbank liegt nur auf dem Server.
  • Gebaut für den ArbeitsplatzKeyLog ist für Windows-Arbeitsplätze gemacht. Eine Nutzung auf Smartphone oder Tablet ist nicht vorgesehen – so bleiben die Daten im geschützten Verwaltungsnetz Ihrer Schule.

Für wen

Wer an der Schule profitiert

Hausmeister

Gibt Schlüssel aus, nimmt sie zurück und sieht sofort, was vorrätig ist – ohne Karteikarten und Ordner.

Sekretariat

Pflegt Personen mit Eintritt und Austritt, druckt Formulare und erinnert rechtzeitig an Rückgaben.

Schulleitung

Weiß jederzeit, wer in welchen Raum kommt, und hat bei Verlust oder Vorfall alle Angaben für Schulträger und Versicherung.

Schulträger

Erhält Anforderungen und Verlustmeldungen in einheitlicher Form, mit betroffenen Türen und Mengen.

Lieferumfang und Technik

Was Sie bekommen

Programm
Windows-Programm für einen Schulrechner (ohne Installation) oder im Mehrplatzbetrieb auf dem Verwaltungsserver der Schule – ohne Cloud
Lieferung
USB-Stick per Post, Lizenzdatei per E-Mail
Lizenz
Einmalkauf je Schule, kein Abo; Lizenz wird offline geprüft
Support
12 Monate ab Kauf inklusive
Schließanlage
Beliebig viele Zylinder, Öffnungsstellen, Schlüssel und Personen; mechanisch und eCLIQ
Formulare
Ausleihe Schlüssel mit Haftungshinweis, Verlust-Protokoll, Schlüsselanforderung, Schlüsselbuch
Berichte
15 Berichte als PDF oder CSV, alle Listen exportierbar
Sicherheit
Rollen, Zwei-Faktor-Anmeldung, Änderungsprotokoll, Datensicherung
Verfügbar
Vorbestellbar, Versand ab 11.01.2027

Häufige Fragen

Kurz beantwortet

Wie bekommen wir unser bisheriges Schlüsselbuch hinein?

Zylinder, Öffnungsstellen und Schlüssel tragen Sie einmal ein, am besten anhand des Schließplans des Schulträgers. Die Personen legen Sie mit Kürzel an. Danach erfassen Sie die bestehenden Ausgaben mit dem ursprünglichen Ausgabedatum. Bei Fragen zur Übernahme hilft Ihnen unser Support.

Können mehrere Personen gleichzeitig arbeiten?

Ja, im Mehrplatzbetrieb. Sie oder gegebenenfalls Ihre Schul-IT richten KeyLog einmal auf dem Verwaltungsserver ein, die Arbeitsplätze verbinden sich verschlüsselt über das Schulnetz. Die Datenbank liegt nur auf dem Server. Das Programm einfach von einem Netzlaufwerk an mehreren Rechnern zu starten, ist dagegen nicht vorgesehen.

Können wir KeyLog auf dem Handy nutzen?

Nein. KeyLog ist ein Windows-Programm für die Arbeitsplätze in Ihrer Schule. So bleiben die Daten im geschützten Netz, für das Ihre Schule verantwortlich ist.

Was passiert, wenn ein Generalschlüssel verloren geht?

Das Verlust-Protokoll listet alle Öffnungsstellen auf, die mit dem Schlüssel erreichbar sind. Damit haben Schulträger und Versicherung sofort den Umfang. Wird ein Zylinder daraufhin umgestellt, tragen Sie die neue Kombination ein, und KeyLog zeigt, wen die Änderung betrifft.

Wer darf was im Programm?

Administratoren richten die Schule ein, legen Benutzer an und sichern die Daten. Mitarbeitende geben Schlüssel aus, nehmen sie zurück und melden Verluste. Jede Anmeldung ist durch einen zweiten Faktor geschützt.

Was passiert ohne gültige Lizenz?

Lesen, Drucken und Exportieren funktionieren immer. Nur Änderungen sind dann gesperrt. Eine Datensicherung lässt sich jederzeit einspielen, Ihre Daten gehen also nie verloren.

Fallen nach dem Kauf weitere Kosten an?

Nein. Sie zahlen einmalig 385 € je App. Zwölf Monate Support sind enthalten. Ab drei Apps der SD Suite gilt automatisch ein Suite-Rabatt.

Schluss mit dem Schlüsselchaos.

385 € einmalig · mit Vorab-Code VORAB5 nur 365,75 € bis 15.01.2027 · Bezahlung auf Rechnung

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